領収書会計実務
領収書・レシートの管理方法【部活・サークルの会計】
2026年7月17日 約5分で読めます
会計担当になって最初に戸惑うのが領収書・レシートの扱いです。「どこまで取っておけばいい？」「なくしたらどうする？」——ルールが曖昧なまま一年が過ぎ、監査や引き継ぎで慌てる団体は少なくありません。この記事では、もらう・保管する・記録するの3ステップで、迷わない領収書管理を整理します。
何を残すべきか
原則は「団体のお金が動いたものは、支出も収入もすべて証拠を残す」です。金額の大小で判断せず、次のものは必ず保管します。
- 備品・消耗品・飲食など支出の領収書・レシート（宛名は団体名か個人名、どちらでも可の団体が多い）。
- ネット購入の注文確認メール・購入履歴のスクリーンショット（紙の領収書が出ない場合の代替）。
- 立替払いの精算記録：誰が立て替え、いつ返したかがセットで分かるように。
なくさない保管のコツ
領収書の紛失は「後でまとめよう」が原因のほとんどです。ためない仕組みを先に作ります。
- 受け取ったその場でスマホで写真を撮る。紙は封筒やクリアファイルに1年分まとめる。
- 写真は取引の記録とセットで残す。あとから「この写真は何の支出だっけ」を防げます。
- 月に一度、記録と手元の領収書の枚数を突き合わせ、抜けがないか確認する。
紙だけの保管は、卒業・代替わりで箱ごと消えるリスクがあります。撮影した画像を取引記録に紐づけてクラウドに残しておけば、引き継いでも過去の証拠がそのまま参照できます。
記録と結びつける
領収書は「保管する」だけでなく「どの支出に対応するか」が分かって初めて意味を持ちます。会計報告や監査で問われるのは、帳簿の1行と領収書が対応していることです。Club Fundでは、収支を記録するときにその場でレシート写真を添付できるため、記録と証拠が最初からひとつになります。あとから領収書を探す作業そのものがなくなります。
まとめ
領収書管理は「その場で撮る・記録と結びつける・月一で突き合わせる」の3つで9割うまくいきます。集めた記録を年度末にまとめる方法は「会計報告書の書き方」を、会計担当になったばかりの方は「最初に読むガイド」もどうぞ。