サークル・部活の予算の立て方｜総会で通る予算案の作り方と例

会計報告が「過去」を示す文書なら、予算案は「未来」を示す文書です。総会ではこの2つが対になって求められます。予算があると、部費の根拠を説明でき、期の途中で「お金が足りない」と慌てることも減ります。この記事では、前年度の実績をもとに年間予算を組む手順を、例つきで解説します。

予算案に必要な項目

• 前期繰越（見込）：今年度の開始時点で手元にあるお金。
• 収入の見込：部費・入会金・補助金・イベント収入など。
• 支出の見込：費目ごとに1年分。合宿・大会など単発も忘れずに。
• 予備費：想定外に備える枠。収入の5〜10%程度が目安。

立て方は前年度実績ベース

予算はゼロから想像で作るのではなく、前年度の会計記録をベースに組むのが基本です。「昨年この費目に◯円使った」を出発点に、今年度の増減（部員数の変化・新規イベントなど）を加減します。記録がない初年度は、同種の団体にヒアリングするか、少なめに見積もって予備費を厚くします。過去の集計が費目別に残っていれば、この作業は数十分で終わります。

予算案の例

数字入りの例を示します（部員30人・年会費6,000円のサークルを想定）。

• 前期繰越：45,000円
• 収入の部：部費 180,000円（6,000円×30人）＋ 補助金 30,000円 ＝ 210,000円
• 支出の部：会場費 84,000円／備品 30,000円／イベント 60,000円／予備費 21,000円 ＝ 195,000円
• 次期繰越（見込）：45,000＋210,000−195,000 ＝ 60,000円

このように「繰越＋収入−支出＝次期繰越」が成り立つ形にまとめると、総会でも通りやすくなります。部費をいくらにするかの考え方は「部費・サークル費の相場と決め方」を参照してください。

予算と実績を突き合わせる

予算は立てて終わりではなく、期の途中で実績と比べてこそ意味を持ちます。「イベント費が予算の8割を使った」と早めに分かれば、残りの使い方を調整できます。大幅にズレる場合は総会で予算修正をかけます。

まとめ

予算案は「前期繰越・収入・支出・予備費」を前年度実績ベースで組み、期中に実績と突き合わせるのが基本です。年度末に対になる会計報告は「会計報告書の書き方」をご覧ください。