部費の現金管理のコツ｜残高が合わないときの原因と対処法

「現金が数百円だけ合わない」——会計担当なら一度は経験する、地味に消耗するトラブルです。現金管理が難しいのは、記録（帳簿）と実物（手元の現金）が別々に動くから。この記事では、現金が合わなくならないための保管ルールと、合わなくなったときの原因の潰し方を整理します。

現金管理が難しい理由

振込やキャッシュレスは記録が自動で残りますが、現金は「受け取った」「払った」を人が記録しないと痕跡が残りません。記録し忘れ・釣り銭・二重計上が積み重なると、実物と帳簿がズレていきます。

保管のルール

• 私費と分ける：部のお金は自分の財布と別の封筒・袋・金庫に。混ぜない。
• 持ち歩かない：多額の現金を日常的に持ち歩かず、必要なときだけ動かす。
• 釣り銭の扱いを決める：集金で釣りが出ないよう、なるべくお釣りの要らない金額設定にする。

合わないときの原因特定手順

ズレが出たら、当てずっぽうに探さず、次の順で潰していきます。

1. 直近の記録を見直す：ここ数日の入出金で、金額の打ち間違いがないか。
2. 二重計上・計上漏れ：同じ取引を2回記録していないか、逆に記録し忘れていないか。
3. 釣り銭・端数：お釣りの渡し間違い、端数の処理。
4. 領収書と突き合わせ：支出の領収書と帳簿が1件ずつ対応しているか（領収書管理）。

どうしても合わないときの処理

手を尽くしても合わない場合は、放置せず「現金過不足」として記録します。原因不明のまま帳尻を合わせるのではなく、「◯円合わなかった」という事実を1行残すことが、次回の監査で誠実さを示すことになります。合わない事態を防ぐには、日頃から残高照合をこまめに行うのが最善です。

まとめ

現金管理は「私費と分ける・こまめに照合する・合わなければ原因を順に潰し、最後は現金過不足として残す」が基本です。監査で困らない備え方は会計監査の記事をご覧ください。